Vergaderlocaties met Engelstalig personeel en internationale keuken

Vergaderlocaties met Engelstalig personeel en internationale keuken

De stoelen staan netjes, de koffie is gezet en de presentatie is af. Maar dan begint het eigenlijke werk pas. Uw team bestaat uit collega’s uit Londen, een vestiging in Berlijn en een manager die net uit New York komt. In Nederland is het prima te doen, maar de stapel bezwaren begint zich op te stapelen zodra u aan de lunch denkt. Heeft die ene collega een glutenallergie? En begrijpt de ober welke wijn er bij het visgerecht hoort zonder dat u continu hoeft te vertalen?

Het zoeken naar de perfecte vergaderlocatie is al een uitdaging op zich. Maar de zoektocht naar een plek die internationaal aanvoelt, terwijl u gewoon in Nederland bent, is een heel andere sport. U zoekt niet alleen een plek om te praten; u zoekt een plek waar gastvrijheid universeel is en het eten de wereldkaart volgt. Laten we eens kijken hoe u die locaties vindt en wat u kunt verwachten.

Waarom internationaal meer is dan alleen een Engelstalig menu

Veel organisaties denken dat een hotel in de Randstad met een receptiemedewerter die “Good morning” zegt, al voldoet. Maar voor een echt internationale samenkomst – een MICE evenement (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) – moet de dienstverlening dieper gaan. Het gaat erom hoe het personeel reageert op onverwachte verzoeken.

Stel u voor: de keynote speaker heeft geen tijd voor een uitgebreide lunch, maar heeft halverwege de sessie trek. Een locatie met Engelstalig personeel dat meedenkt, zorgt ervoor dat er stille hapjes klaarstaan zonder dat de hele agenda overhoop moet. Of uw Duitse collega vraagt om een ‘Schnitzel’; een goede keukenbrigade snapt de link en serveert misschien wel een mooi stuk kalfsvlees met een klassieke bereiding. Het draait om flexibiliteit en begrip, zonder barrières.

De smaak van de wereld in Nederlandse vergaderruimtes

Een simpele broodjes kaas en ham doen het bij de lokale voetbalvereniging misschien goed, maar als u gasten uit Tokyo of Spanje ontvangt, wilt u laten zien dat u moeite heeft gedaan. De internationale keuken is hierbij uw visitekaartje.

Gelukkig weten steeds meer cateraars en locaties dit. Ze gaan verder dan het standaard aanbod. Denk aan Aziatische fusion gerechten die makkelijk met de vork te eten zijn tijdens een staande borrel, of zuidelijke tapas die uitnodigen tot delen en netwerken. Wat we vaak terugzien, is dat locaties met een eigen keukenbrigade de meeste vrijheid hebben. Zij kunnen inspelen op dieetwissen zonder dat dit voelt als een ‘special request’. Veganistisch, glutenvrij of halal? Bij de betere partijen is dit geen uitzondering, maar standaard.

Hotspots: waar vindt u deze combinatie?

Als we kijken naar de kaart van Nederland, springen er een paar regio’s uit waar de drukte van internationaal zakendoen voelbaar is. Hier vindt u vaak de expertise.

De haven van Rotterdam

Rotterdam ademt internationale sfeer. Locaties als het Rotterdam Ahoy Convention Centre (RACC) of Postillion WTC zijn hier absolute toppers. Deze plekken zijn ingericht op grote groepen en snelle doorloopsessies. De cateringsmogelijkheden hier zijn vaak heel divers. Van een snelle ‘bitterbal’ tot aan een uitgebreid 5-gangendiner. Ze snappen dat culturen verschillen en spelen daar slim op in.

De dynamiek van Amsterdam en Utrecht

De omgeving van Amsterdam en Utrecht biedt vaak een mix van drukte en rust. Zoekt u iets unieks? Kijk dan naar de villa’s en landgoederen langs de Vecht, tussen Abcoude en Breukelen. Deze locaties bieden vaak een intiemere setting en persoonlijke catering. De flexibiliteit is hier vaak hoger dan in de grote congrescentra. Voor wie van een wat stoerder industriële sfeer houdt, is het Volkshotel in Amsterdam een optie, of de concept-ruimtes zoals Hotel Pistache in Den Haag. Deze laatste groep heeft vaak eigen keukenfaciliteiten en een frisse kijk op werken en eten.

Den Haag: diplomatieke smaken

In Den Haag, de stad van vrede en recht, weten ze wat het betekent om internationale gasten te verwelkomen. Denk bijvoorbeeld aan de filosofie van een grootschalig restaurantconcept als Wereldrestaurant Samen. Hoewel dit een eettent is, toont het de diversiteit die in de stad leeft. Cateraars die in deze regio actief zijn, snappen vaak heel goed dat men niet wil dat de lunch uitdraait op een standaard broodje gezond. Ze nemen dieetwensen serieus, wat een enorme geruststelling is bij de organisatie van een event.

Als u zelf aan het zoeken bent, is het slim om te filteren op locaties die net even verder kijken. Het zijn vaak de kleinere, flexibele partijen die u het gevoel geven dat u de enige gast bent. Onderweg naar het zuiden of België kunt u dit combineren met praktische ligging. Zoekt u iets in het zuiden, dan is Vergaderen op de route Amsterdam – Brussel (De A27/A16 as) een slimme optie om te bekijken.

Hoe screent u het personeel op taalvaardigheid?

Ja, de meeste Nederlanders spreken Engels. Maar er is een verschil tussen iemand die in de supermarkt zijn weg vindt en een bedrijfsmatige dienstverlener. U wilt geen miscommunicatie tijdens de bediening.

Vraag bij het boeken expliciet naar de inzet van het personeel tijdens het evenement. Vaak is de salesmedewerker vlot in het Engels, maar wie staat er in de keuken? Wie serveert er uit? En begrijpt de technische ondersteuning de termen van uw spreker?

Een goede indicator is de aanwezigheid van een Destination Management Company (DMC). Dit zijn partners die gespecialiseerd zijn in het ontzorgen van internationale groepen. Zij weten precies welke locaties en cateraars betrouwbaar zijn en spreken de taal van uw gasten én de locatie. Dit neemt een enorme last van uw schouders.

De valkuilen: prijzen en contracten

Er is nog een belangrijk detail dat vaak over het hoofd wordt gezien bij internationale boekingen: de financiën. In Nederland hebben we te maken met BTW. Een gouden regel om te onthouden: BTW op cateringkosten (voedsel en drank) die ter plaatse worden geconsumeerd, is niet aftrekbaar voor zakelijke uitgaven. Dit is anders dan bijvoorbeeld de BTW op uw laptop of huur. Het is goed om dit vooraf te verwerken in uw budget, zodat er geen vervelende verassingen komen op de eindfactuur.

Daarnaast werkt de horeca in Nederland vaak met de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH). Deze staan garant voor een standaard set van regels tussen u en de locatie. Lees deze even door, of vraag ernaar, zodat u weet waar u aan toe bent met annuleringen en aansprakelijkheden.

Praktische tips voor de internationale planner

Hoe pakkt u het nu concreet aan?

1. Denk aan de vervoerslijnen. Als uw gasten van ver komen, is een locatie nabij een luchthaven of snelweg een pré. Bent u bijvoorbeeld specifiek op zoek naar een locatie nabij Eindhoven Airport vanwege internationale vluchten? Dan is het handig om te kijken naar Meeting locations near Eindhoven Airport for international teams. Dat scheelt tijd en taxi-kosten.

2. Vraag naar de menu-creativiteit. Stuur niet zomaar een e-mail met “Wij willen een internationale lunch”. Bel op en vraag: “Wat kunt u serveren voor iemand die geen vlees, geen gluten en geen lactose lust?” De manier waarop ze hierop reageren, zegt alles.

3. Kijk naar de vibe. Heeft de locatie een vibe die energie geeft? Als u veel reist, wilt u niet in een muffe kamer zitten. Soms is het juist goed om te zoeken naar Locaties die inspelen op de ‘Blue Monday’ dip met energieke arrangementen. Zelfs als het niet maandag is, geeft een energieke omgeving uw internationale team vaak een betere start.

4. Check de grenzen. Veel internationale meetings zijn gericht op de Duitse markt. Dan is het handig om te weten dat niet elke locatie in Nederland makkelijk bereikbaar is vanuit het Ruhrgebied. Wilt u hierop inspelen? Kijk dan naar Locaties die gunstig liggen ten opzichte van Duitsland (Ruhrgebied). Dit kan de reistijd aanzienlijk verkorten.

Het draait om het gevoel

Uiteindelijk is een meeting met internationale gasten een sociale aangelegenheid. Het eten en de manier waarop u wordt bediend, bepalen voor een groot deel de sfeer. Wanneer u een locatie vindt waarbij het personeel moeiteloos schakelt tussen talen en culinaire wensen, voelen uw internationale collega’s zich direct welkom.

Laat u niet afschrikken door de Nederlandse directheid. Die directheid zit vaak ook in de service: efficiënt, goed en duidelijk. Als u de juiste plekken vindt, combineert u het beste van twee werelden: de rust en professionaliteit van Nederland, met de smaak en diversiteit van de wereld. Dat is wat uw meetings onvergetelijk maakt.

]]>