Locaties die speciaal zijn ingericht voor kerstborrels en nieuwjaarsrecepties

Locaties die speciaal zijn ingericht voor kerstborrels en nieuwjaarsrecepties

De maand december voelt altijd een beetje anders. De lucht wordt eerder donker, de temperatuur daalt en ergens in ons achterhoofd weten we dat het jaar bijna op z’n einde loopt. Het is de tijd van gezelligheid, maar voor veel mensen ook de tijd van de infamous ‘kerstborrel’ op het werk. Soms een hit, soms een beetje een worst-case scenario: een saaie ruimte met een too-small bar en een playlist die je al drie jaar kent. Maar wat nou als je de locatie niet hoeft te transformeren? Wat als de magie er al is?

Het draait allemaal om de plek. Je zoekt niet zomaar een vierkante zaal met vier muren en een plafond. Je zoekt een plek die al een beetje *feest* in z’n systeem heeft. Een plek waar de inrichting, de warmte en het licht zorgen voor die ene sfeer die je wilt neerzetten voor je collega’s of relaties. Laten we het hebben over hoe je die magie vindt.

De plekken waar de sfeer al in de muren zit

Er zijn twee soorten locaties. De eerste soort is de lege canvas. Je krijgt een sleutel, een stel verfblikken en je moet het zelf maar uitzoeken. Spannend, maar vooral veel werk. De tweede soort is waar we het nu over hebben: de plekken die al af zijn. Locaties die in december uitgroeien tot een droomplek, zonder dat jij er ook maar één kerstbal zelf op hoeft te hangen.

Denk aan de hotels en resorts in Nederland. Zij begrijpen dat december draait om ‘full-service’. Ze zetten vaak al weken van tevoren gigantische bomen neer in de lobby, hangen duizenden lichtjes op en hebben een winterse kaart klaarliggen. Het fijne hieraan is dat je er vaak ook kunt blijven slapen. Ideaal voor collega’s die verder weg wonen of voor een zogenaamde ‘break-out session’ de volgende ochtend. Je huurt niet alleen een ruimte, je huurt een beleving.

Een categorie die hier prachtig op inspeelt, zijn de historische kasteellocaties. Echt, die oude muren hoef je niets meer aan te doen. Het is alsof je binnenstapt in een sprookje. De hoge plafonds met Statenplafonds, de kaarsen die al aanstaan en de geur van oud hout en koud weer buiten; het werkt van nature al mee. Je hoeft hier vaak alleen nog maar wat extra lichtjes op te hangen en de champagne te ontkurken. De sfeer is er al, de rest is accessorizen.

En dan heb je de thema-locaties. Dit zijn de echte durfals. Plekken die zich volledig omtoveren tot een ‘Winter Wonderland’ of een ‘Urban Jungle Christmas’. Deze locaties verklappen hun plannen vaak maanden van tevoren. Vraag hier altijd naar de *exacte* thema-uitrol. Soms transformeren ze de entree tot een sneeuwgrot of hangen ze de wanden vol met ijskristallen. Als je hier boekt, boek je het totaalplaatje.

De charme van ruwe randjes: industrieel en natuur

Soms wil je niet die klassieke gouden krullen, maar iets stoerders. Iets wat prikkelt. Denk aan de **natuurlocaties**. Boerderijen op het platteland of een schuur midden in het groen. Het is hier vaak koud buiten, maar binnen word je verwarmd door een knetterende haard of vuurkorven buiten. Dit is het Zweden-gevoel: terug naar de basis, warmte zoeken bij elkaar. Dit soort plekken is perfect als je het over ‘fijnproevers’ hebt. Combineer een wandeling door de bossen met een warm welkom. Het voelt knus en toch heel puur.

Voor de stadsbewoners onder ons: kijk naar de industriële hotspots. Van die loodsen op een bedrijventerrein of daken midden in de stad. Deze ruimtes zijn vaak donker en kaal, waardoor de lichtjes die je ophangt extra knallen. Het contrast tussen het grauwe beton en de warme kerstverlichting is magisch. Hier draait het om lichtdesign. Denk aan gouden lampjes die de kale muren transformeren tot een warm bad. Dit is de plek voor een modern bedrijf dat wel houdt van een beetje glitter, maar niet van de traditionele broek.

En dan is er nog de kwestie van hoogte en water. Hoezee, hoezee!

Stel je voor: een borrel op een schip. De stad glijdt voorbij, het water klotsst tegen de zijkant en binnen is het warm en knus. Een boot is van nature intiemer. Je zit altijd dichter op elkaar, wat de gesprekken bevordert. Of ga de hoogte in, letterlijk. De Euromast bijvoorbeeld. Het uitzicht over de stad die straalt van licht zorgt voor een moment van bezinning en plezier. Dit is het typische ‘high-end’ gevoel voor de eindejaarsreceptie.

De checklist voor een perfecte match

Oké, je hebt een vibe te pakken. Nu de praktische kant. Er is niets vervelenders dan een prachtige locatie die in de praktijk niet werkt. Voordat je enthousiast ‘ja’ zegt, loop even dit lijstje af in je hoofd.

Capaciteit versus knusheid
Dit is de valkuil der valkuilen. Een zaal voor 100 personen voelt leeg en ongemakkelijk als je met z’n tienen bent. Het voelt als een vergadering die mislukt is. Een te volle zaal zorgt voor wachtrijen bij de bar en een benauwd gevoel. Kijk of de locatie flexibele wanden heeft. Kan de ruimte kleiner gemaakt worden? Dat scheelt enorm in de sfeer (en je portemonnee).

Ingebouwde sfeer-elementen
Dit is waar we het zojuist over hadden. Vraag letterlijk: “Staat de open haard aan?” of “Zijn er vaste vuurkorven?” Dit scheelt je een hoop moeite en kosten voor het huren van extra verwarming. Check ook de verlichting. Zitten er al dimbare lampen in of is het kale TL-verlichting? Goede basisverlichting is de sleutel tot een warme uitstraling. Je wilt niet je eigen lampen hoeven te kopen.

De smaak van de avond: Catering
Hoe integreert het eten en drinken bij de winterse sfeer? Je wilt geen koude sushi op een koude avond. Zoek naar een locatie die Glühwein of warme chocolademelk met slagroom als standaard welkomstdrankje aanbiedt. Bij het eten kun je denken aan walking dinners met stamppot-bites of een winterse BBQ. Als de locatie ruimte heeft voor een foodtruck op het terrein (denk aan oliebollen of frites), ben je echt een held.

De concurrentiestrijd: boeken op tijd

De decembermaand is voor bedrijven het moment suprême. Goede locaties zijn schaars en gaan hard. De gouden regel? Begin op tijd. Echt, schuif niet door tot 1 december. De meest populaire data (rond week 2 en 3 van december) zijn vaak al maanden van tevoren volgeboekt door grote bedrijven. Wil je die gave kasteellocatie? Reken erop dat je in oktober al aan de telefoon moet hangen.

En dan de kosten. De WKR (Werkkostenregeling) zorgt ervoor dat je een bepaald bedrag onbelast mag besteden aan je personeel. Het is slim om hier rekening mee te houden. Kies je voor een locatie die al veel inrichting heeft? Dan hou je budget over voor andere leuke dingen, of kun je de borrel net iets luxer maken. Soms helpt het om het evenement te koppelen aan een bedrijfsbezoek of een duurzaam thema om het fiscaal aantrekkelijker te maken. Informeer hiernaar!

Een tip die je geld en frustratie bespaart: lees het contract. Vraag schriftelijk bevestiging van alles wat ‘speciaal’ is. “Is de haard inbegrepen?” “Mag ik eigen decoratie meenemen?” Sommige locaties hebben exclusieve contracten met cateraars of verhuurders van licht en geluid. Dat betekent dat je je eigen band niet kunt neerzetten. Wees hier scherp op. Je wilt geen verrassingen op de avond zelf.

Als laatste: denk aan de logistiek. Gaat het om een locatie in de stad? Check de bereikbaarheid met het openbaar vervoer. Niemand wil na drie glazen Glühwein uren zoeken naar een taxi. Gaat het om een buitenlocatie? Zorg dat er genoeg (veilige) parkeerplekken zijn. Een beetje gastvrijheid stopt niet bij de voordeur; het zorgt ook voor een veilige terugreis.

Kortom, zoek die plek op die al vonkt voordat de eerste gast binnenstapt. Een plek die je uit de wind houdt en verwarmt. Dat maakt het verschil tussen een avond die je ‘moet’ vieren en een avond die je wilt herinneren.

Ben je na het lezen van dit artikel ook nieuwsgierig geworden naar andere seizoenen? Neem bijvoorbeeld eens een kijkje bij Vergaderen in de lente: Locaties met bloeiende tuinen voor wanneer het weer warmer wordt. Of, als je na de kerst weer fris aan het jaar wilt beginnen, kijk dan naar Locaties voor een frisse start van het jaar (Nieuwjaarsduik meetings). Mis je de zomer al? Misschien helpt De beste terrassen voor een zakelijke lunchmeeting in de zomer om de stemming erin te houden. En voor de sportievelingen onder ons, denk ook aan volgend jaar met Vergaderen tijdens het WK of EK voetbal: Locaties met grote schermen. Zo ben je het hele jaar door voorzien van de perfecte locatie!

]]>