High Tech Campus: Waar kun je vergaderen als buitenstaander?

High Tech Campus: Waar kun je vergaderen als buitenstaander?

Je staat voor de poort van de High Tech Campus in Eindhoven. Een plek die bol staat van innovatie, slimme koppen en misschien wel de toekomst van technologie. Het voelt als een eigen universiteit, maar dan voor professionals. Je wilt er graag een vergadering houden, maar je bent er geen vaste bewoner. Je bent een buitenstaander. Hoe werkt dat eigenlijk?

Veel mensen denken dat je een speciale pas nodig hebt of dat je er niet zomaar kunt boeken als je niet bij een van de bedrijven hoort. Dat valt reuze mee! De campus is steeds vaker open voor externe bezoekers. In dit artikel lees je precies waar je moet zijn, wat je kunt verwachten en hoe je jouw meeting soepel laat verlopen. Van hypermoderne zalen tot praktische parkeertips.

Eerst even de praktische kant: toegang en Security

Voordat je überhaupt aan een ruimte denkt, moet je natuurlijk binnenkomen. Goed nieuws: je hebt géén badge nodig om de campus op te lopen of om rond te lopen in The Strip, het hart van de campus. Dit is het openbare gedeelte. Wel zijn er openingstijden, meestal van 06:30 uur ’s ochtends tot 20:30 uur ’s avonds, op werkdagen.

Stel dat je een afspraak hebt in een specifiek gebouw buiten The Strip, dan is het slim om je even aan te melden bij de receptie van dat gebouw. Voor de zekerheid is het goed om te weten dat de campus een eigen Security-dienst heeft. Voor noodgevallen hoef je dus niet meteen 112 te bellen (mag wel natuurlijk), maar kun je ook bellen naar 040-2305444. Zij weten precies wat er speelt op het terrein en coördineren de hulpdiensten sneller.

Optie 1: Het Conference Center (de grote werkplek)

Als je denkt aan een serieuze, professionele vergadering op de campus, dan kom je al snel uit bij het Conference Center. Dit zit midden in The Strip (gebouw 1B). Het is de grootste en meest bekende aanbieder.

Wie hier binnenstapt, voelt meteen dat dit een professionele omgeving is. Dit is de plek voor officiële congressen, grote presentaties of trainingen. De capaciteit is enorm; ze kunnen groepen van 2 tot wel 300 personen kwijt.

De zalen: van klein tot megagroot

Ze hebben twaalf verschillende zalen. Als je met een klein clubje bent (zo’n 12 tot 24 personen), kies je voor een van de kleinere kamers, vaak vernoemd naar wetenschappers zoals Raman of Debye. Ga je voor een groep van een man of 40, dan is een zaal als Lorentz of Bohr perfect. En echt, als je een indrukwekkende presentatie wilt geven: de grote zaal (het Auditorium Einstein) heeft bijna 300 stoelen.

Wat je krijgt? Dat is eigenlijk wat je verwacht: supersnel WiFi, beamer of scherm, flip-overs en een goede lichtinval. Niks mis mee.

Regelen en boeken

Het Conference Center is behoorlijk gestructureerd. Je kunt ze bereiken via e-mail (conferencecenter@hightechcampus.com) of telefonisch. Er zijn ook boekingswebsites die deze ruimtes aanbieden, zoals MeetingsBooker, mocht je daar de voorkeur aan geven.

Een belangrijk punt: ze werken met een vaste cateraar, Eurest. Dit betekent dat je niet zelf je broodjes mag meenemen of ergens anders kunt bestellen. Alles via hen. Dit zorgt voor kwaliteit, maar het zit ook vast in de regels. Een simpele koffie met iets lekkers start ongeveer op €17 per persoon, een lunch zit al snel rond de €18 tot €25.

Optie 2: TWICE (Flexibel en lokaal)

Zoek je iets minder ‘officieel’ en meer een flexibele sfeer? Dan moet je kijken naar de hubs van TWICE. Deze vind je in de gebouwen Beta en Mu. Dit zijn hubs waar bedrijven zitten die iets kleiner zijn of net wat anders werken.

Voor jou als externe bezoeker is dit interessant als je met een kleinere groep bent, tot een man of 30. Het voelt vaak iets moderner en minder kil aan dan een gigantisch conferenceroom complex. De boekingsmethoden zijn iets minder formeel. De beste manier is om ze een e-mailtje te sturen naar info@twice.nl. Ze hebben wel een online systeem, maar dat is vaak voor de vaste huurders.

Het voordeel van TWICE is dat je ook denkt aan services als een virtueel kantooradres, wat sommige bedrijven leuk vinden om uit te stralen. De faciliteiten zijn basic maar goed: WiFi en flatscreens zijn standaard aanwezig.

Optie 3: Even verderop (Van der Valk)

Wacht even, is er niet nog een hotel op de campus? Jazeker. Het Van der Valk Hotel Eindhoven staat letterlijk op het terrein. Dit is een ijzersterke back-up optie. Vooral als je gasten hebt die misschien ook willen overnachten, of als de Conference Center zalen vol zitten.

Ze hebben hier zalen die tot 140 personen kunnen. Dit is perfect voor seminars of grote vergaderingen. De techniek is dik in orde (goede beamer, licht, rolstoeltoegankelijk), en je kunt er ook terecht voor een diner achteraf. Het is soms net even iets anders geregeld dan bij het officiële conferentiecentrum, maar zeker een optie om te onthouden.

Hoe kom je er en waar parkeer je?

Nu de zaal geregeld is, moet je er natuurlijk komen. De campus ligt aan de rand van Eindhoven, vlak bij de A2. Als je met de auto komt, wordt vaak Parkeergarage P0 geadviseerd. Dit is de grote garage bij The Strip.

Een kleine waarschuwing: De regels over parkeren op de campus veranderen weleens. Soms is het gratis, soms moet je betalen, soms moet je je kenteken registreren. Ik kan je nu niet met 100% zekerheid zeggen wat het op dit moment is (het is een dynamische omgeving!). Mijn advies: vraag dit even na bij degene met wie je boekt of check de website van HTCE voordat je de parkeergarage inrijdt. Zo voorkom je verassingen achteraf.

Reis je met het OV? Vanaf Station Eindhoven kun je buslijn 407 nemen. Deze stopt rechtstreeks op de campus.

Jouw stappenplan voor een soepel bezoek

Om het overzichtelijk te houden, hier even de stappen op een rijtje (maar dan wat relaxter):

1. Bepaal je groep: Ga je voor groots en officieel (Conference Center), klein en flexibel (TWICE), of combineer je het met een hotel (Van der Valk)?
2. Stuur die mail: Voor externe boekingen werkt bellen of mailen vaak het best. Zij weten meteen wat er vrij is.
3. Regel de lunch: Zit je in het Conference Center? Denk dan aan Eurest. Zit je elders? Vraag naar de mogelijkheden of neem iets mee (mits toegestaan).
4. Check het parkeren: Reken er even op, maar vraag het na. Niets is vervelender dan een boete of een zoektocht.

  Locaties met Halal catering opties voor inclusieve zakelijke bijeenkomsten

Vergaderen in Eindhoven en omgeving

De High Tech Campus is natuurlijk een prachtige en unieke locatie, maar soms wil je weten wat de rest van de stad te bieden heeft voor je bedrijf. Eindhoven heeft veel meer te bieden dan alleen technologie. Zoek je bijvoorbeeld inspiratie voor andere meetings of wil je weten wat de beste spots zijn in de stad? Dan is dit een goed moment om verder te kijken.

Ben je benieuwd geworden naar de rest van de stad? Dan is dit handig: Vergaderen in Eindhoven: De complete stadsgids voor bedrijven. Hierin vind je veel meer locaties en tips. De campus ligt in een dynamische omgeving, en soms is het fijn om te weten wat de alternatieven zijn, bijvoorbeeld als je gasten vanuit het buitenland ontvangt. Een andere gave hotspot vlakbij de campus is Strijp-S, een voormalig industrielandschap dat nu vol zit met creatieve ruimtes. Bekijk De 8 tofste vergaderruimtes op Strijp-S (en waar je kunt parkeren) voor wat lokale inspiratie.

En, mocht je nu specifiek zoeken naar locaties die goed bereikbaar zijn voor internationale collega’s die per vliegtuig komen, dan is de locatie van de campus natuurlijk al perfect. Maar wil je buiten de campus blijven, dan is dit een mooie optie: Vergaderen rondom Eindhoven Airport: Ideaal voor internationale gasten. Tot slot, voor de liefhebbers van de stadskern: Top 5 vergaderlocaties in het centrum van Eindhoven.

De High Tech Campus is dus toegankelijker dan je denkt. Met de juiste voorbereiding voelt het alsof je er echt bij hoort, ook als je er maar voor een dag bent. Veel succes met je vergadering!

]]>